Oduvek mi je ideja štampanja svake u dva, tri ili više primeraka bila potpuno besmislena, pa sve to nekoliko hiljada puta na dan u nekim kompanijama, kao da im je primarna delatnost „štamparija“ kojima bi na obimu pozavideli i neki profesionalni sistemi. Jedna preduzetna direktorka, koju sam imala zadovoljstvo da upoznam, je išla dotle da osmisli brže načine bušenja papirnih faktura i pakovanja i razvrstavanja u registratore. O količini ekološke štete koju naprave trošenjem papira i tonera ne moramo ni da pričamo. Pa čak i o kvadraturi korisnog prostora koji negde zauzimaju. Svojevremeno mi je jedan klijent rekao da je kupio više desetina kontejnera za arhivu faktura.
Ali uvek postoji svetlost na kraju tunela. Zadnjih nekoliko godina je promenom zakonske regulative u Srbiji došlo do porasta pojave elektronskih faktura. Ovo je uglavnom bilo na dobrovoljnoj bazi i najčešće se ogledalo u PDF dokumentu koji je dobavljač slao kupcu na mejl. Ali da li je to baš elektronska faktura ili samo digitalni papir, imajući u vidu da je primalac najčešće tu fakturu odštampao i stavio u gore pomenuti registrator, a čak bilo onih koji su PDF fakturu tretirali kao informaciju i insistirali da elektronski dokument dobiju i poštom. Sa pozitivne strane, gledajući na smanjenje karbonskog otiska, ovakva elektronska faktura jeste napredak, niko je nije vozio i trošio gorivo, stigla je instant, nije izgubljena u prevozu, štampana je možda jednom, sigurno ne dva ili više puta, ali je i dalje njene elemente neko prekucavao da bi ih uneo u svoj informacioni sistem. Mali korak ka potpunoj elektronskoj fakturi je napravljen.
Dodatno pitanje koje mnogi zaboravljaju je da li je uredu tako primljenu fakturu odštampati i staviti u registrator ili treba imati adekvatan sistem za čuvanje elektronski primljenih faktura. Mislim da u moru onih koji pokušavaju da objasne kakve sve prednosti ovi sistemi donose, smo zaboravili na ovo vrlo važno pitanje i objasnili korisnicima da se elektronske fakture moraju čuvati elektronski i kakvi su za to sistemi potrebni. Bez obzira koliko je sistem mali, on uvek mora imati IT strategiju da bi se prilagodio digitalnim promenama.
Od naredne godine, zakonska regulativa nalaže obaveznu upotrebu elektronske fakture prvo ka državnim organima, a kasnije i između svih poslovnih subjekata. I da li ćemo tada napokon dobiti digitalnu fakturu? Mislim da smo na odličnom putu da se to i desi. Ekološka faktura koju iščekujemo nije samo dokument koji će štedeti papir, toner i gorivo ili biti poslat mailom, već i elektronski zapis koji će biti poslat iz jednog sistema preko informacionih posrednika i primljen u drugi sistem, smanjujući prekucavanje i manuelni rad operatera, računovođa i knjigovođa na minimum i time ih pretvoriti u kontrolore procesa, koji će se baviti kvalitetom informacija.
Da li će biti teško? Da, hoće. Da li će onima kojih je najviše po obimu trebati vreme da se prilagode i nađu optimalan način korišćenja? Da, hoće. Da li će potpuno digitalni način prenosa faktura doneti transparentnost svima u ovom procesu? Da, mislim da hoće. I to je ono što moramo da zapamtimo. Ako ste ikada bili na poziciji da su fakture deo vašeg posla, sigurno ste čuli da je faktura ostala zaboravljena u fioci, ili onaj gore pomenuti PDF završio u „Junk“ mejlu, i to će nadamo se ova potpuno digitalna faktura odneti u zaborav. Kvalitetne i ažurne informacije u poslovnim knjigama svih korisnika u sistemu, su nešto što će nam omogućiti da brže i kvalitetnije upravljamo svojim poslovanjem i da se bavimo najviše svojom primarnom delatnošću, da stvaramo i unapređujemo svoje kompanije, a ne da budemo efikasniji sa papirom i arhivama.
Potpuno ekološka faktura će trošiti samo struju, a o ekološkim načinima proizvodnje struje možemo pričati neki drugi put.
Serbian(Srpski)
English(Engleski)